Več o delovanju iWare inventura OS

Popis osnovnih sredstev se opravi s pomočjo ročnih računalnikov, ki imajo vgrajene čitalce črtne kode in predstavljajo idealno orodje za opravljanje inventure. Identifikacija osnovnih sredstev z uporabo črtne kode ali brez konkretnih oznak (RFID) in pregledni postopki v celoti odpravljajo napake pri identifikaciji osnovnih sredstev ter tudi do štirikrat pospešijo izvedbo postopkov inventure. Vgrajen sistem priprave izpisov poleg tiskanja označb za osnovna sredstva ter nahajališča omogoča tudi pripravo poljubnih izpiskov po željah naročnika.

Sam sistem je razdeljen na tri sklope.

– on-line povezava na evidenco osnovnih sredstev omogoča dostop do baze podatkov na poslovnem sistemu v realnem času; pri tem se knjiženje ugotovljenih inventurnih razlik izvede direktno v evidenco osnovnih sredstev; namenjena je zahtevnejšim uporabnikom, pri katerih se evidenca osnovnih sredstev zelo spreminja ter tistim, ki želijo brez dodatnih vnosov izvesti sinhronizacijo ugotovljenih razlik;

– off-line povezava na evidenco osnovnih sredstev temelji na izvozu registra osnovnih sredstev iz poslovnega sistema v tekstovni obliki, uvozu v sistem iWare inventura OS ter izpisu končnih poročil v poljubnih formatih; namenjena je uporabnikom, pri katerih se evidenca osnovnih sredstev ne spreminja pogosto ter tistim, ki želijo na bistveno cenejši način koristiti prednosti avtomatske identifikacije osnovnih sredstev.

Sistem je namenjen sprotni identifikaciji trenutnega stanja, v katerem se:
– pripravijo in izpišejo etikete za označevanje osnovnih sredstev ter lokacij osnovnih sredstev
– izvaja dvosmerna sinhronizacija podatkov s sistemom za obdelavo osnovnih sredstev
– spremlja statistika: obdelani, neobdelani, spremenjena lokacija, slaba etiketa, sredstvo za odpis
– pripravijo poročila o opravljeni inventuri
– pripravijo poljubna delna poročila o stanju inventure (seznam obdelanih OS, seznam neobdelanih OS ter seznam sprememb, kot so slaba etiketa, spremenjena lokacija in sredstvo za odpis)
– pripravijo podrobna poročila o stanju postopkov (kdo in kdaj je obdelal osnovno sredstvo, kakšen je rezultat in podobno).

Končni rezultat spremljanja postopka inventure je konsolidiran zapisnik o opravljeni inventuri v elektronski ali papirni obliki, ki služi kot zaključno poročilo in se potrdi s strani odgovorih oseb.

Operativni postopek identifikacije osnovnih sredstev poteka na prenosnem terminalu. Delavec najprej prebere nahajališče (lokacijo, na kateri se nahaja osnovno sredstvo) ter nato identificira vsa osnovna sredstva, ki se nahajajo na tem nahajališču.

Poleg avtomatske spremembe nahajališča (če se je po zadnjem popisu nahajališče spremenilo) se lahko dodeli še naslednje parametre:
– spremeni se stroškovno mesto
– zabeleži se, da je etiketa poškodovana
– zabeleži se predlog za odpis osnovnega sredstva.
V primeru, da osnovnega sredstva ali nahajališča še ni v evidenci, se le to doda na terminalu.

Na terminalu se zaradi lažje preglednosti spremlja evidenca stanja osnovnih sredstev po posameznih nahajališčih in sicer:
– število obdelanih OS,
– število neobdelanih OS,
– število OS s slabo etiketo,
– število predlogov za odpis.